Gdzie systemy kolejkowe znajdują praktyczne zastosowanie?

Gdzie systemy kolejkowe znajdują praktyczne zastosowanie?
7 czerwca 2021

Kolejka zarządzana systemem kolejkowym

We współczesnym świecie klient lub petent ma coraz mniej czasu na sprawy prywatne, poświęcając go na wykonywanie obowiązków zawodowych i rodzinnych. Dlatego kilkudziesięciominutowe oczekiwanie w kolejce do banku, urzędu czy u lekarza jest dla niego kolejnym powodem do stresu, odsuwając w czasie relaks lub inne zaplanowane przyjemności. Rozwiązaniem tego problemu jest system kolejkowy, który usprawnia obsługę klientów i skraca czas oczekiwania na przyjęcie.

System kolejkowy lub numerkowy to nowoczesne i kompleksowe rozwiązanie, które pozwala na sprawne zarządzanie ruchem klientów wszędzie tam, gdzie gromadzi się ich większa grupa. Jego celem jest zapobieganie tworzeniu się kolejek, przez przydzielanie przybyłym numerków i wyznaczanie stanowisk obsługi, przy których mogą załatwić sprawę. W efekcie osoby oczekujące na przyjęcie przez urzędnika bankowego czy recepcjonistę nie muszą zajmować miejsca przy wybranym stanowisku.

Funkcjonowanie systemu kolejkowego polega na wybraniu przez klienta w specjalnym automacie rodzaju załatwianej sprawy oraz pobraniu biletu z numerem. Dzięki temu zostanie on skierowany do odpowiedniego stanowiska, przeznaczonego do załatwiania danej grupy spraw. Pozwala to na wyeliminowanie sytuacji, w których zainteresowany trafia do niewłaściwego urzędnika, tracąc czas swój i pracownika firmy. Ponadto odpowiedni system informacyjny w postaci wyświetlaczy i komunikatów głosowych informuje go o tym, że pracownik jest wolny i czeka na niego przy danym stanowisku. Gdzie sprawdza się system kolejkowy?

Urzędy

Miejscem, w którym świetnie sprawdza się kolejkomat, jest urząd. Czas oczekiwania na przyjęcie przez pracownika jest już legendarny, a perspektywa wizyty w takim miejscu przyprawia o stres. Często wynika to z braku organizacji obsługi. W efekcie wszyscy petenci muszą przejść przez stanowisko recepcji czy kancelarii. Problemem jest też rozmaitość załatwianych spraw. Wymaga ona przekierowania klienta do odpowiedniego pokoju czy stanowiska. Zarządzanie kolejką eliminuje ten problem, kierując osobę od razu do właściwego urzędnika.

Placówki medyczne

Przychodnie, szpitale i inne placówki medyczne kojarzą się z długim czasem oczekiwania zarówno na rejestrację pacjenta, jak i na jego przyjęcie przez lekarza czy w gabinecie zabiegowym. Problem jest tym większy, że zazwyczaj są to osoby chore, cierpiące na różne dolegliwości, dla których kilkudziesięciominutowe czekanie jest utrudnione. Zarządzanie ruchem klientów pozwala na skrócenie tego czasu nie tylko dzięki zastosowaniu numerków.

Jest też możliwe zintegrowanie go z elektroniczną rejestracją pacjenta. Pozwala to na zarządzanie kolejką już od chwili wejścia pacjenta do placówki, obejmując zarówno rejestrację, jak i gabinety lekarskie, zabiegowe, poczekalnie czy szpitalną izbę przyjęć. W bardziej zaawansowanych kolejkomatach przeznaczonych dla placówek medycznych system może również wykonywać inne czynności. Są to np. sprawdzanie dokumentacji pacjenta po wpisaniu numeru PESEL w automacie biletowym, czy weryfikacja ubezpieczenia zdrowotnego.

Lotniska i dworce

Lotniska i dworce kolejowe czy autobusowe to kolejne miejsca, w których często podróżni oczekują w kolejkach do kas lub na odprawę. Dyskomfort jest tym większy, że zazwyczaj są oni obarczeni niemałym bagażem, który muszą zabierać ze sobą. Kolejkomat szczególnie dobrze sprawdza się tam, gdzie funkcjonuje wiele stanowisk obsługi wyspecjalizowanych w konkretnych dziedzinach. Przykładem są kasy kolejowe zajmujące się sprzedażą biletów linii lokalnych lub dalekobieżnych. Zarządzanie ruchem klientów na dworcach i lotniskach może też obejmować punkty informacyjne, stanowiska odprawy, przechowalnie bagażu i wiele innych miejsc.

Banki

Załatwianie spraw finansowych w bankach również wiąże się z długim czasem oczekiwania na przyjęcie. Wynika to z faktu, że podpisanie umowy kredytowej czy otwarcie nowego konta wymagają wypełnienia wielu formularzy i zweryfikowania informacji. Ustawiając się w przypadkowej kolejce, klient może spotkać się z sytuacją, że znajdujące się przed nim osoby zabiorą sporo czasu pracownikowi. Jednocześnie przy innym stanowisku zainteresowany mógłby załatwić sprawę szybciej.

Elektroniczny system kolejkowy czuwa nad przepływem klientów i weryfikuje, które stanowisko jest wolne w danej chwili. Dzięki temu, zamiast czekać na swoją kolej do wybranego pracownika klient jest kierowany tam, gdzie będzie przyjęty „od ręki”. Kolejkomat pozwala też na wybór typu sprawy, które zainteresowany chce załatwić w banku. W efekcie system kieruje go do specjalisty od kredytów, wypłat bankowych, otwierania kont czy ubezpieczeń.

Uczelnie

Z systemów kolejkowych mogę też korzystać uczelnie. Zarządzanie ruchem szczególnie sprawdza się w dziekanatach, przed którymi w przerwach między zajęciami gromadzą się rzesze studentów. Kolejkomat pozwala też regulować przepływ kandydatów podczas ustnych egzaminów czy w okresach przyznawania stypendiów. Liczba zainteresowanych złożeniem wniosku i dokumentów zazwyczaj jest bardzo duża, dlatego warto usprawnić system przyjęć.

Firmy przyjmujące klientów

Zarządzanie ruchem klientów pozwala usprawnić pracę wielu firm i instytucji. Skraca czas oczekiwania na przyjęcie przez usprawnienie obsługi oraz ogranicza do minimum sytuacje, w których pracownik nie obsługuje klienta lub klient pojawia się przy niewłaściwym stanowisku. Ponadto brak konieczności pilnowania swojego miejsca w kolejce zmniejsza stres i zapobiega konfliktom między osobami oczekującymi w kolejce. Zastosowanie takich rozwiązań jest bardzo szerokie i sprawdza się wszędzie tam, gdzie pracownicy przyjmują dużą liczbę klientów. Są to między innymi towarzystwa ubezpieczeniowe, firmy zajmujące się dystrybucją biletów na imprezy, kancelarie i firmy prawnicze oraz finansowe.