Opis funkcjonalności systemu

System rezerwacji sal

Funkcje:
Informacje o rezerwacjach automatycznie pobierane są z kalendarza G-Suite, MS Exchange, IBM Notes, Oracle, Zimbra czy Office365 i użytkownicy mogą korzystać z dotychczasowych systemów.
Rezerwacje można także wprowadzić bezpośrednio z panelu dotykowego urządzenia.
Na panelu dotykowym użytkownik może dokonać rezerwacji i potwierdzić przyjście na spotkanie, a brak potwierdzenia automatycznie odwołuje rezerwację.
Urządzenia mogą być elementem rozbudowanego systemu rezerwacji sal, w którym użytkownik może zamawiać catering, czy też dodatkowe wyposażenie.
Status zajętości sal jest oznaczony kolorem tła oraz bocznym podświetleniem.
System pozwala na autoryzację z wykorzystaniem Active Directory.
System umożliwia wyświetlanie multimediów (JPG, AVI, MP4, HTML5).
Użytkownik może zmienić szatę graficzną interfejsu i zaimportować własne logo.
System pozwala na prezentowanie rezerwacji sal zbiorczo na wielkoformatowych LCD oraz integrację z wewnętrznymi systemami klienta np. BMS, Fidelio.

Aplikacja systemu rezerwacji sal
umożliwia:

Wyszukiwanie sal w oparciu o atrybuty
(czas, miejsce, wyposażenie sali)
Dokonywanie rezerwacji cyklicznych,
łączenia sal
Generowanie zaproszenia na spotkanie
(wysłane emailem)
Łączenie wielu systemów jednocześnie
i pracę na tych systemach
Osadzenie aplikacji
w Intranecie
Tłumaczenie na wiele różnych
języków

Konferencje stanowią ważną część działalności firmy lub instytucji. Pozwalają na wymianę doświadczeń zawodowych, naukowych czy omówienie trudnych, ale bardzo istotnych przypadków. Zanim jednak będzie możliwa naukowa dyskusja, jest niezbędne zorganizowanie takiego spotkania. Obejmuje ono między innymi wynajęcie sali i zapewnienie gościom odpowiednich warunków.

Doskonałe wsparcie w tym zadaniu zapewnia system rezerwacji sal konferencyjnych. To estetyczne, łatwe w obsłudze i funkcjonalne urządzenie stwarza wiele możliwości, dzięki którym zostaną wyeliminowane nieprzewidziane problemy takie jak zdublowanie wynajmu sali konferencyjnej.

System rezerwacji sal konferencyjnych - możliwości

Zarządzanie salami konferencyjnymi oraz organizacją spotkań jest czasochłonne i wymaga wykonywania wielu telefonów czy wysyłania licznych maili. Często też pracownik sekretariatu musi osobiście odwiedzać różne działy firmy, informując o spotkaniach czy ustalając terminy. System rezerwacji sal konferencyjnych pozwala zapomnieć o tych zadaniach.

Estetyczne terminale dotykowe o przekątnej 10 cali mogą zawierać wszystkie niezbędne informacje dotyczące terminu rezerwacji danego pomieszczenia, godzin, w jakich odbywa się spotkanie czy też jego tematyki. Ekrany umieszcza się w sąsiedztwie sal, dzięki czemu każdy zainteresowany przed wejściem może upewnić się, czy trafił we właściwe miejsce i o właściwej godzinie.

Rezerwacja sal konferencyjnych może się odbywać zarówno bezpośrednio za pomocą ekranu, jak i zdalnie - za pośrednictwem aplikacji mobilnej. System może też być zintegrowany z elektronicznym kalendarzem, automatycznie odnotowując daty spotkań i rezerwując sale konferencyjne. Na tym jednak nie kończą się jego możliwości.

System rezerwacji sal konferencyjnych umożliwia również potwierdzanie lub odwoływanie obecności na spotkaniach. W efekcie prowadzący czy organizator wie, ilu będzie uczestników i kiedy zacząć konferencję. Jedną z funkcji jest też automatyczne wysyłanie powiadomień o spotkaniu lub zaproszeń dla gości konferencji.

Wdrożenie systemu rezerwacji sal konferencyjnych - korzyści

Rezerwacja sal konferencyjnych wymaga szczególnie sprawnej organizacji tam, gdzie takich pomieszczeń jest wiele, a spotkania odbywają się często i w tych samych godzinach. Centra hotelowe, konferencyjne, duże firmy, ośrodki naukowe i wystawowe zmagają się z problemami takimi jak nakładanie się spotkań czy przypadkowe wtargnięcia osób, poszukujących właściwej konferencji. Wdrożenie systemu rezerwacji sal konferencyjnych pozwala rozwiązać te problemy.

System rezerwacji sal konferencyjnych Dasoft pozwala zaplanować spotkania tak, aby nie zostały przypisane do tego samego pomieszczenia w nakładających się godzinach. Jednocześnie pozwala też na optymalne wykorzystanie każdej z sal i zapewnienie do nich dostępu zainteresowanym pracownikom. Dzięki informacji o terminach zajęcia sali mogą oni dostosować do nich planowane spotkania, wybrać najlepszy dla siebie termin i zarezerwować go za pomocą panelu.Dzięki systemowi Dasoft rezerwacja sal konferencyjnych odbywa się sprawnie, a spotkania przebiegają bez zakłóceń. Dodatkowym atutem rozwiązania jest też możliwość zintegrowania go z innymi systemami rezerwacji np. cateringu czy sprzętu audio-wideo.

Zapytanie o ofertę
Masz pytania?
Skontaktuj się z naszym doradcą handlowym:
Aleksander Suski, Account Manager
+48 502 426 839
Piotr Godlewski, New Business Development Manager
+ 48 532 089 647
Dawid Szosziaszwili, New Business Development Manager
+ 48 601 707 982