Systemy kolejkowe – Koniec z długim oczekiwaniem

Chcesz zapewnić swoim klientom sprawną obsługę i lepszą jakość komunikacji z personelem? Wykorzystaj zalety sprawdzonej technologii, która usprawni pracę sklepu, biura czy lokalu usługowego. Na czym dokładnie polegają systemy kolejkowe i kolejkomaty? Wyjaśniamy.

Na czym dokładnie polega mechanizm działania kolejkomatów?

Klient pobiera w specjalnym automacie bilet ze swoim numerem w kategorii sprawy, którą chce zrealizować. W ten sposób od razu jest kierowany do osoby, w której zakresie obowiązków leży jego obsługa. System kolejkowy znajduje zastosowanie zwłaszcza w urzędach pocztowych gabinetach lekarskich oraz punktach sprzedażowych i usługowych.

Systemy kolejkowe zwiększają komfort klientów

Przy szybkim tempie życia i przytłaczającej liczbie codziennych sprawunków liczy się przede wszystkim czas – obecnie stanowi on szczególną wartość, której jednocześnie najbardziej brakuje. W sklepach czy innych miejscach, w których konieczna jest sprawna obsługa klienta, istotna jest jednak nie tylko szybkość, z jaką kupujący otrzyma pomoc, ale i wysoka jakość komunikacji. Czy da się jednocześnie odpowiedzieć na te wszystkie potrzeby?

Nowoczesnym i bardzo praktycznym rozwiązaniem są coraz częściej spotykane systemy kolejkowe. Pomagają w lepszej organizacji pracy z klientem, a to wpływa na jego komfort i tym samym na opinię, którą wyrobi sobie o danej marce. Dlaczego? Ponieważ wykorzystując systemy kolejkowe, przekażesz klientowi informację o tym, na którą godzinę ma się stawić oraz jak szybko zostanie obsłużony.

Na utratę wizerunku firmy w oczach klienta najczęściej wpływają zbyt długie oczekiwanie na załatwienie sprawy i niekonsekwencja ze strony obsługującego. Nawet najspokojniejsza osoba może stracić cierpliwość, gdy przy wielogodzinnym oczekiwaniu ktoś inny niespodziewanie podchodzi do kasy, stanowiska obsługi czy wchodzi do gabinetu lekarza bez kolejki. Czas stracony na oczekiwaniu można przecież wykorzystać znacznie efektywniej!

Dlatego wygodne zarządzanie przepływem klientów oraz petentów to naczelna idea systemów kolejkowych, która przekłada się na zadowolenie zarówno tych pierwszych, jak i pracowników obsługi.

Kolejkomaty (systemy kolejkowe) oszczędzają czas pracowników

Kolejkomaty przynoszą szereg korzyści pracownikom firmy, których czas także się również liczy. System kolejkowy sprawia, że obsługa jest sprawniej zorganizowana, a każdy (klient i pracownik) czuje się pewnie i bezpiecznie w zaplanowanym procesie obsługi.

Dzięki precyzji uzyskanej za sprawą kolejkomatów pracownik nie musi np. odpowiadać na pytania zagubionego w tłumie klienta czy przekierowywać go do innego stanowiska.

Zainteresowany otrzymuje dokładne informacje o tym, gdzie, kiedy i do kogo powinien się zgłosić. W ten sposób można obsłużyć znacznie większą liczbę osób w odpowiednim czasie. Nie dość, że wpływa na to na morale w zespole, to jeszcze zwiększa efektywność całej organizacji czy instytucji.

W jaki sposób systemy kolejkowe zmniejszają czas oczekiwania na swoją kolej?

Kolejkomaty szybko i sprawnie kierują klienta do kolejki właściwej dla jego sprawy. To zatem spora oszczędność czasu na szukaniu miejsca, w którym należy się w danej chwili znaleźć.

Obsługa przebiega bardzo płynnie i komfortowo – nie ma przy tym potrzeby stania i pilnowania kolejności. Można swobodnie usiąść i zająć się lekturą książki czy gazety – system kolejkowy na bieżąco informuje klienta, gdy nadejdzie czas na jego sprawę. Dzieje się to za pośrednictwem zintegrowanego z automatem systemu głosowego lub elektronicznego wyświetlacza.

Czy systemy kolejkowe pozwalają na zdalne umówienie wizyty?

Nowoczesny system kolejkowy ze zdalną możliwością umówienia wizyty w urzędzie czy gabinecie lekarza to jeszcze większy komfort.

System QMS ale on możliwość umówienia terminu przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu bez konieczności wizyty w placówce! Można to zrobić w dowolnym momencie, i to w kilku prostych krokach. System kolejkowy online dodatkowo generuje przypomnienia w postaci wiadomości e-mail lub SMS. To znów przekłada się na oszczędność czasu pracowników z obsługi, którzy nie muszą dzwonić do każdego klienta z osobna.

To idealne usprawnienie w miejscach takich, jak np. szpitale, przychodnie, placówki medyczne oraz punkty usługowe dla których sprawna obsługa staje się standardem.

Elektroniczna rejestracja pacjenta w  systemie kolejkowym jest możliwa online. Na rynku dostępne są także bardziej zaawansowane systemy, za pośrednictwem których można np. zweryfikować dokumentację pacjenta lub jego ubezpieczenie zdrowotne.

Nowoczesne systemy kolejkowe (kolejkomaty) firmy Dasoft – zalety

Systemy kolejkowe XXI wieku, znacząco zwiększają jakość obsługi niezależnie od branży, w której działa usługodawca. Platformy do organizacji tej części działalności firmy mają jednak znacznie więcej zalet. Systemy kolejkowe dostępne w portfolio Dasoft przede wszystkim:

• podnoszą jakość obsługi i zwiększają liczbę zadowolonych klientów,
• pozwalają zespołowi pracowników skupić się na kluczowych z biznesowego punktu widzenia zadaniach,
• zwiększają komfort pracy i podnoszą wydajność pracowników,
• umożliwiają monitoring systemu obsługi i dopasowanie go do konkretnych potrzeb.

Co więcej, system kolejkowy należy zaprojektować do potrzeb klientów,. Korzyści przyniesie on tylko wtedy, gdy zostanie poprawnie wdrożony, zgodnie z oczekiwaniami użytkowników. Warto zatem podjąć współpracę z zaufanym partnerem – takim, który posiada wieloletnie doświadczenie, stabilność finansową oraz dostosuje docelowe rozwiązanie do specyfiki prowadzonego biznesu. Dzięki podejściu w ujęciu B2BC wykorzystasz pełen potencjał możliwości, jakie daje to system.

Wprowadzając nowoczesne urządzenia, wspierające procesy obsługi  dla Klientów, stworzysz organizację ukierunkowaną na innowacje. Jednak najważniejszym efektem pracy z systemem kolejkowym jest zdecydowanie wzrost operacyjnej efektywności przedsiębiorstwa. Kolejkomaty to realne wsparcie cyfrowego środowiska firmy i budowania strategii „customer 360”. Warto się nimi zainteresować!