Kolejkomaty zmieniają oblicze instytucji użyteczności publicznej

Instytucje użyteczności publicznej uważane są często za miejsca, w których nie szanuje się czasu obywatela, nie liczy z jego potrzebami i nie pomaga w rozwiązywaniu problemów, z którymi się zgłasza. Tak być jednak nie musi! Niewielka zmiana pozwala na znaczne podniesienie jego satysfakcji. Najlepszym dowodem na to są urzędy, które zdecydowały się na wdrożenie systemów kolejkowych.

Niemal w każdym Urzędzie problemem jest długi czas oczekiwania na przyjęcie. Szczególnie jeśli mowa o takich miejscach jak Urząd Miasta czy Urząd Pracy. W przypadku obu tych instytucji mamy tutaj nierzadko do czynienia ze źle zorganizowanym systemem przepływu petentów, co przyczynia się do wydłużenia czasu oczekiwania oraz frustracji obywateli. Doskonałym rozwiązaniem jest w takiej sytuacji wdrożenie profesjonalnego systemu kolejkowego. Przekonały się o tym m.in. takie instytucje jak Urząd Miasta Jelenia Góra, Powiatowy Urząd Pracy w Gnieźnie, Urząd Miasta Płock czy Urząd Miasta w Katowicach. Korzystając z doświadczenia oraz wiedzy firmy DASOFT wdrożono w nich nowoczesne systemy kolejkowe, których zadaniem było znaczne usprawnienie procesu obsługi petentów. Coraz więcej polskich urzędów idąc z duchem czasu dokonuje modernizacji swojego systemu obsługi, pozytywnie wpływając tym samym na swój wizerunek, efektywność pracowników i jakość pracy.

Jakie efekty?

Wdrożenie systemów kolejkowych we wspomnianych wyżej instytucjach znacznie ociepliło ich wizerunek. Przestają być postrzegane jako archaiczne ponieważ idą z duchem nowoczesności. Informatyzacja procesu obsługi petentów pozwoliła na znaczne skrócenie czasu oczekiwania. Dzięki temu, że kolejka jest uporządkowana i każdy wie, kiedy zostanie obsłużony może lepiej zorganizować sobie czas. Brak konieczności pilnowania swojego miejsca powoduje, że petenci mogą swobodnie poruszać się po obiekcie i realizować inne zadania np. w innych pokojach. Takie oczekiwanie jest odczuwalnie znacznie krótsze i znika też poczucie „marnowania czasu”. Jak więc widać z pozoru niewielka zmiana w bardzo dużym stopniu zmienia postrzeganie polskich urzędów.