System kolejkowy Anticovid skutecznie sprawdza się w urzędach

Stan epidemiologiczny w Polsce w znaczący sposób wpłynął na działalność instytucji publicznych. Podstawowym problemem przed jakim stanęły także samorządy stało się zmniejszenie natężenia ruchu klientów w poszczególnych lokalizacjach urzędu. Na przeciw tej sytuacji wyszła firma Dasoft, która wprowadziła kilka dodatkowych rozwiązań w tym zakresie.

W codziennej pracy samorządowców w urzędach pomocne są systemy kolejkowe, bowiem irytacja petentów związana z koniecznością długiego oczekiwania na obsługę to coś czego wszyscy woleliby uniknąć. Firma Dasoft jest liderem na rynku systemów kolejkowych, które wdraża w Polsce od przeszło 15 lat, a wśród klientów można znaleźć m.in. firmy T-mobile, Enea, Tauron, Poczta Polska, Mazowiecki Urząd Wojewódzki, Miasto Stołeczne Warszawa oraz setki urzędów i szpitali.

– Pierwsze wdrożenia systemów kolejkowych w urzędach realizowaliśmy w latach 2007-2009 i od tamtego czasu jesteśmy w regularnym kontakcie z większością placówek oferując modernizację dawniej wdrożonych rozwiązań, czy też rozbudowę o kolejne stanowiska czy dodatkowe funkcjonalności – mówi Małgorzata Goszczyńska, Dyrektor Zarządzająca Dasoft.

Warto w tym miejscu podkreślić, że system kolejkowy daje także ogromne możliwości osobom zarządzającym poszczególnymi jednostkami. Bardzo ułatwia organizację pracy, zarządzanie zasobami ludzkimi oraz dostarcza cennych informacji poprzez wbudowany moduł raportowo-statystyczny, dzięki któremu można chociażby dokonać analizy efektywności pracy poszczególnych urzędników oraz zaplanować odpowiednie zasoby w przedziałach czasowych o największym natężeniu ruchu petentów.

System kolejkowy na czas pandemii

Wychodząc naprzeciw nowej i trudnej sytuacji firma Dasoft wprowadziła w swojej ofercie kilka dodatkowych rozwiązań w tym system zliczający ilość osób w pomieszczeniach i informujący na dużym zbiorczym monitorze o możliwości wejścia do środka.

– Nasz sztandarowy produkt system kolejkowy rozbudowaliśmy o funkcjonalność detektora ruchu i rozpoznawania głosu, by wyeliminować konieczność korzystania z ekranu dotykowego przez klientów, w celu zminimalizowania ryzyka transmisji wirusa – tłumaczy Małgorzata Goszczyńska.

System kolejkowy Anticovid, o którym mowa posiada 3 podstawowe funkcjonalności. Umożliwia rezerwację wizyty w urzędzie bez konieczności przybycia do placówki poprzez moduł internetowej rezerwacji wizyt. Petent rejestruje dogodny termin wizyty na stronie www urzędu i dostaje na maila i/lub telefon potwierdzenie, dzięki czemu nie musi po przybyciu do placówki pobierać biletu z automatu biletowego. Kolejna funkcjonalność to monitoring temperatury osób przybywających do urzędu. Miejsce pobrania biletu jest stale monitorowane. W sytuacji gdy osoba zbliżająca się do biletomatu ma podwyższoną temperaturę wyświetla się komunikat na monitorze i/lub dźwięk. Trzecią funkcjonalnością jest wbudowany system głosowy z detektorem ruchu. System wykrywa ruch w momencie zbliżenia się petenta do dyspensera. Menu z dostępnymi kategoriami obsługi zostaje zostaje przedstawione głosowo, klient podaje wybraną opcję, ekran wyświetla mu bilet lub opcjonalnie drukuje, dzięki czemu nie ma konieczności dotykania ekranu dyspensera. Po za wspomnianymi wyżej funkcjonalnościami system kolejkowy Anticovid posiada wszystkie pozostałe opcje dostępne w standardowej wersji systemu.

Rozwiązanie dla każdego samorządu

Niezależnie od wielkości urzędu, postępująca cyfryzacja i rozwój technologiczny powodują, że we wszystkich miejscach związanych z obsługą klienta zmierza się w kierunku digitalizacji i unowocześnienia narzędzi obsługi oraz wizerunku placówki.

Wdrażanie innowacyjnych technologii ma na celu nie tylko usprawnienie organizacji funkcjonowania, ale również poprawę jakości pracy i płynącego z niej zadowolenia zatrudnionych tam ludzi. Jak tłumaczy przedstawicielka Dasoft koszt wdrożenia systemu kolejkowego waha się od 10.000 zł netto dla małych urzędów gminnych do kilkudziesięciu tysięcy złotych dla największych urzędów wojewódzkich i starostw. Cena zależy od liczebności i rodzaju instalowanych elementów i urządzeń.

– Pracujemy obecnie intensywnie nad kilkoma innowacyjnymi rozwiązaniami, które na pewno znajdą również zastosowanie w samorządach. Nie mogę na obecnym etapie zdradzać szczegółów, ale będzie to coś całkiem nowego, niedostępnego jeszcze na polskim rynku. Na pewno jak tylko prace zostaną ukończone usłyszycie Państwo o tych rozwiązaniach w mediach – tłumaczy Dyrektor Zarządzająca Dasoft.