System kolejkowy – koszty wdrożenia

W przypadku wielu firm i instytucji obsługa kolejki klientów jest nieodłącznie wpisana w charakter działalności. Tak jest w urzędach, bankach czy na lotniskach. To także specyfika lokali gastronomicznych lub firm  działających w szeroko pojętej branży ochrony zdrowia. Nie da się wyeliminować oczekiwania, za to można je sensownie, przejrzyście zorganizować i usprawnić.

System kolejkowy można i trzeba dobrać do potrzeb zarówno klientów, jak i samej firmy. Poprawnie wdrożony daje wiele korzyści. Jakich? Najważniejsza z nich to porządek – klient korzystający z systemu uzyskuje jasną informację o swoim miejscu w kolejce. Wie, który numer z kolejki jest aktualnie obsługiwany i ile osób pozostało przed nim. System kolejkowy oznacza zorganizowane, a przez to krótsze i mniej uciążliwe oczekiwanie, co oczywiście bezpośrednio przekłada się na zadowolenie klientów.

Warto pamiętać też o pracownikach – obsługując odpowiednio zorganizowaną kolejkę, są w stanie pracować szybciej i wydajniej, unikają chaosu, odsyłania petentów czy wyjaśniania nieporozumień.

Jest jeszcze jedna ważna, a czasem niedoceniana przez firmy zaleta stosowania systemu kolejkowego. Widok nowoczesnych urządzeń i możliwość korzystania z nich często kojarzy się klientom z postępem i innowacjami. W ich świadomości buduje się wizerunek dynamicznej, idącej z duchem czasu firmy.

Typ systemu kolejkowego – QSET, QWEB, Antycovid

Przy wyborze elektronicznego systemu kolejkowego trzeba wziąć pod uwagę potrzeby klientów i samej firmy. Warto poświęcić nieco czasu na etapie przygotowania i przeanalizować najistotniejsze kwestie. Dlaczego? Aby potem uniknąć poprawek, uzyskać wszystkie niezbędne funkcje i otrzymać system jak najbardziej dopasowany do prowadzonej działalności. W zależności od zakresu i stopnia skomplikowania oferowanych usług można wybrać system prostszy lub bardziej rozbudowany.

QSET to system kolejkowy, który doskonale sprawdzi się w miejscach, gdzie funkcjonuje jedna kolejka. Jego największą zaletą jest prostota – zarówno pod względem funkcjonowania, jak i zastosowanych rozwiązań technicznych. Dość powiedzieć, że wszystkie niezbędne materiały i elementy systemu mieszczą się w jednym pudełku, a użytkownik z powodzeniem będzie w stanie samodzielnie go zainstalować i uruchomić! System występuje w czterech wersjach: Live, Wirtualny, Multikolejka oraz wg numerków.

QWEB to system bardziej rozbudowany i wielofunkcyjny, przystosowany do zarządzania według specjalnych algorytmów. Jego zaletą jest elastyczność konfiguracji i duże możliwości analityczne. Konfiguracja odbywa się w oparciu o potrzeby firmy, klienta oraz oczekiwane opcje i funkcjonalności.

QWEB to system „szyty na miarę”. Obsługa systemu jest wygodna zarówno z punktu widzenia klienta odwiedzającego firmę czy instytucję, jak i obsługujących pracowników. Zarządzanie odbywa się z poziomu specjalnej platformy internetowej, która – co ważne – nie wymaga instalacji żadnego dodatkowego oprogramowania.

Antycovid to rozszerzenie i dodatkowe funkcjonalności do oferowanych systemów, Wprowadzono je w odpowiedzi na potrzeby związane z aktualną sytuacją epidemiczną i koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa klientom oraz pracownikom. Przede wszystkim wprowadza dodatkowe możliwości rezerwacji za pośrednictwem internetu. Ważnym usprawnieniem są też zastosowane technologie bezdotykowe.

Liczba infokiosków systemu kolejkowego

Infokiosk, biletomat czy też dyspenser biletów to urządzenie, z którym w pierwszej kolejności styka się użytkownik elektronicznego systemu kolejkowego. Tutaj pobiera bilet, co w przypadku bardziej rozbudowanych systemów poprzedzone jest jeszcze wyborem sprawy lub usługi w celu ustawienia w odpowiedniej kolejce. Ile biletomatów trzeba, aby system kolejkowy sprawnie działał? Na to pytanie można odpowiedzieć dopiero po przeanalizowaniu potrzeb i możliwości konkretnego klienta.

I tak np. w przypadku systemu QSET zazwyczaj stosuje się jeden podajnik biletów, a w niektórych przypadkach nie jest on w ogóle potrzebny. Bardziej rozbudowany i konfigurowalny system QWEB w przypadku każdej nowej instalacji dopasowuje się do potrzeb i warunków.

Stąd też odgórne określenie, jakiej liczby infokiosków będą potrzebować użytkownicy, bez odpowiedniej analizy, nie jest możliwe. W podstawowej konfiguracji system zawiera jeden biletomat. Rozszerzenie Antycovid można z kolei bez problemu stosować w systemach o dowolnej liczbie biletomatów.

Liczba ekranów kolejkomatu

W przypadku ekranów także nie ma „sztywnej” zasady co do ich liczby czy rozmieszczenia w firmie lub urzędzie. Ich liczbę należy dostosować przede wszystkim do ilości stoisk obsługi klientów. Ważna jest również dostępność i widoczność – ekranów nie może być zbyt mało, bo ich podstawową funkcją jest informowanie klientów o przebiegu kolejki.

W prostym systemie QSET ogranicza się do instalacji jednego ekranu HD TV i – w zależności od wersji – jednej lub kilku klawiatur i wyświetlaczy. W systemie QWEB występuje kilka rodzajów wyświetlaczy. Wyświetlacze kierunkowe pokazują numer biletu i kierują do określonego stanowiska. Tam z kolei instalowany jest wyświetlacz stanowiskowy, który potwierdza, że klient trafił w odpowiednie miejsce. Wyświetlacze instalowane są więc w miejscach oczekiwania i przy stanowiskach obsługi.

Centralnym wyświetlaczem dla całego systemu jest ekran zbiorczy LCD. Zazwyczaj wystarcza jeden, ale i tu nie ma zasady. Jeżeli system funkcjonuje na dużej przestrzeni, np. obszernej poczekalni czy długim korytarzu, warto rozważyć opcję instalacji więcej niż jednego ekranu.

Jak uzyskać precyzyjną wycenę wdrożenia systemu kolejkowego?

Cena wdrożenia systemu zależy przede wszystkim od stopnia jego rozbudowania. Ma na nią wpływ liczba niezbędnych do zainstalowania urządzeń, czyli biletomatów i wyświetlaczy oraz innych urządzeń peryferyjnych. Nie bez znaczenia są również dodatkowe funkcjonalności i moduły, w które system miałby być wyposażony.

Najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie systemu „szytego na miarę”, a to z kolei powinno być poprzedzone rzetelną analizą. Bierze się wtedy pod uwagę bardzo dużą liczbę czynników, które mają wpływ na architekturę systemu.

Ogólnie rzecz ujmując, koszt instalacji elektronicznego systemu kolejkowego może wahać się od kilku do kilkudziesięciu tysięcy zł. Warto zdecydować się na przeprowadzenie precyzyjnej wyceny – szczególnie że jest ona bezpłatna. Pracownicy firmy Dasoft indywidualnie podchodzą do potrzeb każdego klienta, tak aby system kolejkowy jak najbardziej odpowiadał jego potrzebom. Jak się umówić? To proste – pod numerem telefonu (+48 22 434 25 01) lub poprzez formularz kontaktowy na podstronie: https://dasoft.com.pl/pl/produkty/systemy-kolejkowe